Nota fiscal de ajuste

Por Cristiano Reis | Faturamento

Nota fiscal de ajuste: o que é, quando utilizar, como proceder com cancelamentos fora do prazo, a importância de emiti-la e as características de uma nota fiscal desta finalidade.

O que é?

Toda vez que se emite uma nota fiscal eletrônica ou cupom fiscal eletrônico uma das informações obrigatórias no arquivo XML é a finalidade.

A finalidade é representada no arquivo XML pela Tag “finNFe”. Ela poderá ser:

1 = NF-e normal

Caracteriza aquele documento normal que é emitido pelas empresas.

Uma nota fiscal de venda ou um cupom fiscal eletrônico ao consumidor final, por exemplo.

2 = NF-e complementar

Finalidade usada para notas complementares.

A necessidade deste tipo de nota fiscal é para fins de complementação de imposto, complementos de preços, entre outros.

Um complemento acontecerá sempre que houver necessidade de um aumento no valor da prestação do serviço ou valor original da mercadoria presente em algum documento anterior.

3 = NF-e de ajuste

A nota de ajuste foi criada para operações onde se necessita modificar créditos e débitos de imposto.

Porém, ela só pode ser usada quando não envolver circulação de mercadorias.

Existem algumas situações em que ela é utilizada. Este material é focado nesta finalidade de emissão de notas.

4 = Devolução de mercadoria

Quando se necessita emitir uma devolução de alguma mercadoria ou bem que tenha circulado.

Quando utilizar uma nota de ajuste?

A nota fiscal de ajuste existe para realizar ajustes de créditos e débitos de imposto.

Ela pode ser utilizada nas seguintes situações:

Transferência de crédito acumulado de ICMS* : Ocorre em situações onde a empresa tem créditos acumulados de ICMS e precisa transferir esses créditos para outro estabelecimento. Esse crédito pode ser entre matriz e filiais ou entre empresas diferentes.

Ressarcimento de ICMS* : Situação bastante específica onde ocorre ICMS retido a maior e necessita-se realizar a compensação deste imposto.

Restituição de ICMS Substituição Tributária* : Quando não ocorrer operação ou prestação de serviços subsequente à cobrança do imposto.

Quando uma nota fiscal não pôde ser cancelada dentro do prazo legal, desde que não houve circulação de mercadorias: Este caso é detalhado a seguir, pois é o caso mais comum na utilização de notas de ajuste.

* Nas três situações mencionadas acima procure sua assessoria contábil. Verifique se você está apto a fazer esse tipo de operação. As legislações estaduais têm diferenças e não há como afirmar que uma UF poderá realizar esse tipo de operação através de notas de ajuste. Não há também como afirmar se você pode utilizar, pois tudo depende da legislação em vigor e como sua empresa está inserida dentro desta legislação.

Nota fiscal de ajuste para cancelamentos não realizados dentro do prazo legal

Fica mais fácil entender quando fazer uma nota de ajuste nesta situação quando se entende primeiro sobre cancelamento e devolução:

Uma nota de ajuste é diferente de um cancelamento de nota fiscal. Para entender mais sobre cancelamento de nota fiscal, verifique esses materiais: Cancelar nota fiscal eletrônica (NF-e) corretamente e Cancelar nota fiscal: passo a passo.

Uma nota de ajuste é diferente de uma devolução de mercadorias. Estes materiais aqui explicam detalhadamente sobre devoluções: Nota de devolução e Nota de devolução: as 5 dúvidas mais comuns ao emitir uma.

Conforme a legislação vigente, você somente pode cancelar uma nota fiscal eletrônica (NF-e) quando:

O período entre a transmissão e o cancelamento da nota tenha até 168 horas (equivalente a 7 dias).

Não tenha havido circulação das mercadorias constantes na nota fiscal que se deseja cancelar.

E falando em cupom fiscal eletrônico (NFC-e) o período muda. Para este caso, o tempo disponível entre a transmissão e o cancelamento é de apenas 30 minutos.

Contudo, mesmo no cupom fiscal eletrônico, o cancelamento não poderá ser feito se houver circulação de mercadorias.

Quando não for possível realizar o cancelamento da NF-e ou NFC-e, em função do prazo de cancelamento ter expirado, ou ainda, pelo fato de ter havido circulação de mercadorias, então deve-se utilizar a nota fiscal de devolução.

A circulação de mercadorias é que implica na emissão de uma nota fiscal de devolução.

Por isso, quando não for possível cancelar uma nota fiscal dentro do prazo legal e não houve circulação de mercadorias (a mercadoria não deixou as dependências da sua empresa), para corrigir a situação utiliza-se a nota fiscal de ajuste.

Ela fará um estorno (operação inversa) à operação original.

Importância de emitir uma nota de ajuste

É importante que você faça a nota de ajuste, pois ela vai ter o papel de estornar a nota original.

Se a nota fiscal original tiver tributação de algum imposto, no final do período sua empresa terá que recolher o tributo.

Ao emitir a nota de ajuste esse imposto será estornado. Consequentemente, haverá uma redução nas suas despesas com o fisco no final do período.

Detalhes sobre a emissão de uma nota fiscal de ajuste

Uma nota fiscal de ajuste tem as seguintes características:

A finalidade da emissão da nota fiscal deve ser “3=NF-e de Ajuste”;

A descrição da natureza da operação deve ser “999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”;

Deve-se referenciar a chave de acesso da NF-e original que está sendo estornada;

Os códigos fiscais a serem utilizados deverão ser inversos aos constantes na nota fiscal original;

Nas observações adicionais deve-se informar a justificativa, bem como, deve constar também o número da nota e chave de acesso que está sendo estornada.